Sådan hjælper bogholderen med at holde styr på kreditnotaer

En faktura, der skal rettes. En kunde, der returnerer en vare. Eller en pris, der ændres i sidste øjeblik. Der er mange grunde til, at virksomheder udsteder kreditnotaer — men der er også mange måder, det kan gå galt på.

Kreditnotaer påvirker både omsætning, moms og regnskab. Selv små fejl kan skabe ubalance i økonomien og give problemer med rapportering eller revision.

Derfor er det vigtigt at håndtere dem korrekt – og her spiller bogholderen en afgørende rolle. En bogholder sikrer, at alle kreditnotaer registreres rigtigt, matcher de korrekte fakturaer og afspejles præcist i virksomhedens økonomi.

Hvad er en kreditnota – og hvorfor er den nødvendig?

En kreditnota er i sin essens en “negativ faktura” – et dokument, der korrigerer en tidligere udstedt faktura.

Den bruges, når et beløb skal nedsættes eller slettes, fordi:

• en kunde returnerer varer,

• der gives rabat efterfølgende,

• der opdages fejl i faktureringen,

• eller en handel bliver annulleret.

Kreditnotaen sikrer, at regnskabet viser den reelle omsætning – ikke det oprindelige beløb på en fejlbehæftet faktura. Men fordi kreditnotaer påvirker både moms og indtægtsregistrering, skal de håndteres med præcision.

Hvis en kreditnota ikke bliver bogført korrekt, kan det føre til:

• dobbeltregistreringer,

• manglende modregning af moms,

• eller fejl i balancen mellem kunder og leverandører.

En bogholder sørger for, at det ikke sker.

Bogholderens rolle i arbejdet med kreditnotaer

Når en virksomhed arbejder med mange fakturaer, kan kreditnotaer hurtigt skabe forvirring. Bogholderen sikrer, at hver eneste bliver behandlet korrekt – både administrativt og regnskabsmæssigt.

Her er, hvordan de gør det:

1. Kontrol af dokumentation
   Bogholderen sammenligner kreditnotaen med den oprindelige faktura for at sikre, at beløb, datoer og momssatser stemmer.

2. Korrekt bogføring
   Kreditnotaen registreres i regnskabet på samme konto som den oprindelige faktura, men med omvendt fortegn.
   Det sikrer, at omsætningen og udgifterne bliver korrigeret rigtigt.

3. Momsregulering
   Bogholderen justerer momsen, så virksomheden hverken betaler for meget eller for lidt.
   Dette gøres i den periode, hvor kreditnotaen faktisk udstedes.

4. Afstemning af debitorer og kreditorer
   Kreditnotaer matches med de rigtige kunder eller leverandører, så saldoen altid stemmer – også hvis der er flere fakturaer på samme kunde.

5. Kommunikation og opfølgning
   Hvis der er uoverensstemmelser, tager bogholderen dialogen med kunden eller leverandøren for at få styr på tallene.

6. Rapportering
   Kreditnotaer indgår i virksomhedens økonomiske rapporter og analyser, så ledelsen får et præcist billede af salgsudviklingen og eventuelle fejl.

Kort sagt: Bogholderen sørger for, at kreditnotaer bliver en naturlig og korrekt del af virksomhedens økonomi – ikke en kilde til rod.

Typiske fejl i forbindelse med kreditnotaer – og hvordan de undgås

Kreditnotaer virker enkle, men i praksis går meget galt, når de håndteres uden faglig hjælp.

De mest almindelige fejl er:

• Manglende match mellem faktura og kreditnota – hvilket skaber ubalance i kundesaldi.

• Dobbeltregistreringer – når både faktura og kreditnota bogføres som udgift.

• Forkert momsperiode – hvilket giver fejl i momsindberetningen.

• Manglende dokumentation – rabatter eller returvarer uden bilag.

• Ignorerede kreditnotaer – især ved modtagne fra leverandører, hvilket forvrider resultatet.

En bogholder forebygger disse fejl gennem struktur og kontrol. De følger faste procedurer for registrering, afstemning og arkivering, og bruger digitale værktøjer til at holde styr på kreditnotaernes status.

Det betyder, at regnskabet altid stemmer – og at du undgår problemer ved revision eller momsafregning.

Digitale løsninger og automatisering

Nutidens bogføring er digital – og det gælder også for kreditnotaer. De fleste økonomisystemer kan automatisk knytte en kreditnota til den faktura, den vedrører. Bogholderen sikrer, at opsætningen fungerer korrekt.

De bruger systemer som e-conomic, Dinero eller Business Central, hvor funktioner som:

• automatisk matching af fakturaer og kreditnotaer,

• integration med bank og lager,

• samt realtidsrapportering af krediterede beløb,
  sikrer effektiv og fejlfri håndtering.

Automatisering reducerer risikoen for menneskelige fejl, men kræver en fagperson til at holde opsætningen korrekt og overvåge afvigelser. Her er bogholderens rolle at kombinere teknologi med faglig indsigt – så tallene stemmer hver gang.

Hvordan korrekt håndtering af kreditnotaer påvirker økonomien

Kreditnotaer påvirker ikke kun regnskabet – de påvirker også virksomhedens økonomiske beslutninger.

Når kreditnotaer håndteres korrekt, opnår du:

• Realistiske salgsdata: Du ser, hvad virksomheden reelt har tjent, og kan identificere mønstre i returneringer eller fejl.

• Korrekt momsafregning: Ingen for meget eller for lidt betalt moms.

• Effektiv rapportering: Tallene stemmer i rapporter, nøgletal og budgetter.

• Bedre samarbejde med kunder og leverandører: Klar dokumentation skaber tillid og færre konflikter.

Bogholderen sikrer, at kreditnotaer bliver en naturlig del af regnskabsflowet – ikke en kilde til fejl eller usikkerhed.

Færre fejl og bedre overblik med professionel bogholder

Kreditnotaer kan virke som små detaljer, men de har stor betydning for virksomhedens økonomiske præcision. Hver eneste skal bogføres korrekt, så moms, omsætning og balancer altid stemmer.

En bogholder sikrer netop det. De sørger for, at alle dokumenter er korrekte, at systemerne fungerer, og at rapporteringen er nøjagtig. Det betyder færre fejl, bedre overblik – og mere tid til at drive forretningen.

Hos Finara hjælper vi virksomheder med at finde bogholdere, der har styr på alle detaljer – også kreditnotaerne. Vores samarbejdspartnere er eksperter i at skabe struktur, sikre korrekt moms og give økonomisk ro i hverdagen.